ORGANIZACJA URZĘDU GMINY

WÓJT GMINY, Kierownik Urzędu Gminy

Symbol komórki org. (WG)

Wójt Gminy jest kierownikiem urzędu gminy, którym kieruje przy pomocy  sekretarza gminy, skarbnika gminy oraz kierowników komórek organizacyjnych, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

SEKRETARZ GMINY, Kierownik Referatu Organizacyjnego

Symbol komórki org. (SG)

Do obowiązków Sekretarza Gminy należy:

1. Wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu Gminy i w tym zakresie :

• opracowuje czynności dla poszczególnych stanowisk kierowniczych,
• informuje Wójta o konieczności dokonywania zmian personalnych,
• nadzoruje czas pracy pracowników samorządowych,
• prezentuje nowoprzyjętych pracowników,
• nadzoruje właściwe wydawanie środków finansowych na przydzielone zadania budżetowe.

2. Wykonuje obowiązki w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa przez Wójta.
3. Pełni stały nadzór nad funkcjonowaniem urzędu.
4. Przygotowuje tematykę narad kierownictwa urzędu.
5. Organizuje bibliotekę urzędu i dba o stałe uzupełnianie zbiorów, w tym przede wszystkim aktów normatywnych.
6. Nadzoruje kompletowanie dokumentacji z narad kierownictwa urzędu.
7. Przedstawia Wójtowi propozycje do powierzenia określonych czynności pracownikom.
8. Przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy.
9. Przyjmuje pisma sądowe i prokuratorskie w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania.
10. Opracowuje projekty zmian Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Cewicach.
11. Prowadzi rejestr skarg i wniosków.
12. Nadzoruje organizację pracy w urzędzie i przedstawia Wójtowi propozycje usprawnienia pracy urzędu.
13. Koordynuje i organizuje sprawy związane z wyborami i spisami.
14. Wykonuje funkcję zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych.
15. Wykonuje inne czynności powierzone mu na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).

SKARBNIK GMINY, Kierownik Referatu Budżetowego

Symbol komórki org. (SK)

Do obowiązków Skarbnika Gminy należy:

1. Nadzorowanie i kontrolowanie realizacji budżetu gminy.
2. Przekazywanie pracownikom samorządowym wytycznych do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego.
3. Dokonywanie analizy budżetu i na bieżąco informowanie Wójta o jego realizacji.
4. Dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych.
5. Zapewnienie ochrony mienia komunalnego przez wskazanie sposobu jego ochrony.
6. Informowanie Rady Gminy o odmowie złożenia kontrasygnaty względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować.
7. Kierowanie pracą Referatu Budżetowego.
8. Pełnienie zwierzchnictwa nad pracownikami referatu budżetowego.
9. Przedstawianie propozycji co do mienia sołeckiego i nadzorowanie jego zarządzaniem.
10. Wdrażanie do realizacji w urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Cewice, ustaw: o finansach publicznych, opłatach i o opłacie skarbowej.
11. Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadaniami wynikającymi z polecenia lub upoważnienia Wójta.

REFERAT BUDŻETOWY

Symbol komórki org. (SK)

W skład referatu wchodzi:

1. Skarbnik Gminy, będący jednocześnie Kierownikiem Referatu Budżetowego, symbol komórki org. (SK).
2. Stanowisko Zastępcy Głównego Księgowego, symbol komórki org. (SKZ),
3. Stanowisko ds. wymiaru należności podatkowych, symbol komórki org. (SKP),
4. Stanowisko ds. księgowania, symbol komórki org. (SKK),
5. Stanowisko ds. windykacji, symbol komórki org. (SKW),
6. Stanowisko ds. obsługi kasowej, symbol komórki org. (SKS).

Do zadań referatu należy:

1. Przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu gminy i jego zmian, wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla wójta.
2. Prowadzenie funduszu sołeckiego.
3. Wykonywanie budżetu, prowadzenie analiz dochodów i wydatków gminy oraz przedkładanie wniosków w przedmiocie gospodarki finansowej.
4. Uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy.
5. Naliczanie i pobór podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie.
6. Prowadzenie ewidencji składników mienia gminy oraz jego ubezpieczenia.
7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych urzędu i organu.
8. Przygotowywanie sprawozdań finansowych i budżetowych.
9. Prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków.
10. Przeprowadzanie rozliczenia rachunkowo-kasowego inkasentów.
11. Prowadzenie windykacji i egzekucji administracyjnej należności pieniężnych gminy, w tym z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz innych należności niepodatkowych oraz cywilnoprawnych na podstawie wystawianych wezwań i tytułów wykonawczych.
12. Podejmowanie działań w celu zabezpieczenia wykonywania w/w zobowiązań tj. zastawów i hipoteki.
13. Bieżące podejmowanie czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego poprzez wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych.
14. Monitorowanie zaległości oraz współdziałanie z organami egzekucyjnymi w zakresie realizacji wniosków egzekucyjnych i tytułów wykonawczych.
15. Sporządzanie analiz i informacji z zakresu egzekucji.
16. Sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników.
17. Rozliczanie podatku VAT.
18. Prowadzenie obsługi kasowej Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy.
19. Rozliczanie inwentaryzacji.
20. Współpraca z regionalną izbą obrachunkową, urzędem skarbowym, bankiem wykonującym obsługę kasową oraz bankiem finansującym.

REFERAT OBSŁUGI FINANSOWO-KADROWEJ

Symbol komórki org.(RF)

W skład referatu wchodzi:

1. Kierownik Referatu, symbol komórki org. (RF),
2. Stanowisko ds. płac, symbol komórki org. (RFP),
3. Stanowisko ds. księgowania, symbol komórki org. (RFB),
4. Stanowisko ds. kadr, symbol komórki org. (RFK).
5. Stanowisko pomoc administracyjna, symbol komórki org. (RFA)

Do zadań referatu należy:

W zakresie obsługi kadrowej:

1. Prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników urzędu, placówek oświatowych oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
2. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników.
3. Prowadzenie spraw urlopowych pracowników.
4. Nadzór nad aktualizacją zakresów czynności pracowników.
5. Przygotowywanie dokumentacji w sprawach rentowych i emerytalnych pracowników.
6. Organizowanie i koordynowanie praktyk zawodowych.
7. Prowadzenie dokumentacji służby przygotowawczej w Urzędzie.
8. Prowadzenie dokumentacji związanej z naborem pracowników.
9. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
10. Przygotowywanie umów w sprawie przyznania ryczałtów o używanie pojazdu do celów służbowych.
11. Prowadzenie spraw dotyczących upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez wójta do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, w tym prowadzenie rejestru.

W zakresie obsługi płacowej:

1. Prowadzenie dokumentacji płacowej.
2. Naliczanie list płac pracowników placówek oświatowych, urzędu gminy oraz osób  pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.
3. Naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych.
4. Wysyłanie informacji podatkowych do Urzędu Skarbowego.
5. Wystawianie zaświadczeń o zarobkach.

W zakresie obsługi finansowej gminnych jednostek oświatowych:

1. Zapewnienie realizacji zadań głównego księgowego gminnych jednostek oświatowych.
2. Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej.
3. Sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych.
4. Rozliczanie inwentaryzacji.
5. Prowadzenie rozliczeń VAT.
6. Prowadzenie obsługi bankowej.

REFERAT GOSPODARKI KOMUNALNEJ I MIESZKANIOWEJ

Symbol komórki org. (ZK)

W skład referatu wchodzi:

1. Kierownik Referatu, symbol komórki org. (ZK),
2. Stanowisko ds. gospodarki komunalnej i BHP, symbol komórki org. (ZKK),
3. Stanowisko ds. gospodarki wodno-ściekowej, symbol komórki org. (ZKW),
4. Stanowisko ds. gospodarki mieszkaniowej, symbol komórki org. (ZKM),
5. Stanowisko ds. gospodarki odpadami, symbol komórki org. (ZKD)
6. Stanowisko obsługa pojazdów, symbol komórki org. (ZKP),
7. Stanowisko konserwator wodociągów – kierowca, symbol komórki org. (ZKS),
8. Stanowisko konserwatora sieci kanalizacyjnej, symbol komórki org. (ZKZ),
9. Pracownicy gospodarczy, symbol komórki org. (ZKG).

Do zadań referatu należy:

W zakresie gospodarki komunalnej i bhp:

1. Prowadzenie ewidencji obiektów i urządzeń komunalnych stanowiących własność Gminy Cewice.
2. Utrzymanie i eksploatacja obiektów oraz urządzeń komunalnych.
3. Nadzór nad przeprowadzanymi przeglądami technicznymi, remontami bieżącymi, rozliczaniem kart drogowych oraz paliwa  pojazdów będących na wyposażeniu referatu.
4. Organizacja, nadzór oraz współpraca z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego na gminnych drogach publicznych z uwzględnieniem stosowania odpowiedniego oznakowania i sygnalizacji drogowej.
5. Wydawanie zezwoleń na wykorzystanie dróg w sposób szczególny (zezwolenia na zajęcie pasa drogowego).
6. Naliczanie i egzekwowanie opłat za zajęcie pasa drogowego, akceptowanie lokalizacji obiektów i ułożenia w pasie drogowym urządzeń infrastruktury nie związanych z utrzymaniem drogi.
7. Współdziałanie z odpowiednimi instytucjami w zakresie utrzymania ciągłości połączeń komunikacji zbiorowej.
8. Prowadzenie całości spraw w zakresie bieżącej eksploatacji instalacji elektrycznej, a także punktów świetlnych na terenie gminy.
9. Organizacja i nadzór zimowego utrzymania dróg na terenie gminy.
10. Organizacja i nadzór nad utrzymaniem czystości placów, ulic i przystanków autobusowych.
11. Organizacja i nadzór nad utrzymaniem zieleni na obiektach sportowych i rekreacyjnych.
12. Wnioskowanie o wydanie zezwolenia na wycięcie drzew lub krzewów znajdujących się przy drogach gminnych.
13. Organizacja i nadzór nad wyłapywaniem bezdomnych zwierząt domowych oraz zbieraniem martwych ptaków.
14. Nadzór nad melioracjami użytków rolnych.
15. Nadzór nad cmentarzem komunalnym.
16. Nadzór nad całością spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Urzędzie Gminy w Cewicach.
17. Nadzór nad procedurą sporządzania dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, w drodze do pracy i z pracy.
18. Organizowanie, nadzorowanie i kierowanie pracami wykonywanymi przez skazanych.

W zakresie gospodarki wodno-ściekowej:

1. Organizacja i nadzór eksploatacji ujęć wody i wodociągów.
2. Organizacja i nadzór eksploatacji urządzeń kanalizacji sanitarnej i oczyszczalni ścieków.
3. Nadzoru nad sporządzaniem umów na dostawę wody i odprowadzanie ścieków.
4. Kontrola prawidłowości odprowadzania nieczystości płynnych oraz gromadzenia nieczystości stałych przez mieszkańców gminy.
5. Przedkładanie wójtowi propozycji taryf za dostawę wody i odprowadzanie ścieków.
6. Realizowanie zadań w zakresie prowadzenia ewidencji kąpielisk zgodnie z ustawą prawo wodne.

W zakresie gospodarki mieszkaniowej:

1. Zarządzanie budynkami mieszkalnymi stanowiącymi własność gminy.
2. Nadzór nad ewidencją mieszkań komunalnych.
3. Nadzór nad sporządzaniem projektów rocznych list przydziału mieszkań.
4. Nadzór nad zawieraniem umów najmu lokali mieszkalnych.
5. Nadzór nad zawieraniem umów najmu lokali zastępczych.
6. Prowadzenie spraw dotyczących przydziału lokali w razie klęsk żywiołowych.
7. Organizacja i nadzór nad zamianą lokali.
8. Uczestniczenie i nadzór nad eksmisjami.
9. Prowadzenie współpracy ze wspólnotami mieszkaniowymi posiadającymi w swym zarządzie mieszkania komunalne.
10. Przedkładanie wójtowi gminy propozycji stawek czynszu za najem lokali stanowiących własność gminy.
11. Realizowanie zadań w zakresie prowadzenia ewidencji kąpielisk zgodnie z ustawą prawo wodne.

W zakresie gospodarki odpadami:

1. Prowadzenie rejestru nieruchomości zamieszkałych na stałe lub czasowo, a także nieruchomości niezamieszkałych (szkoły, urzędy, sklepy, firmy usługowe  i produkcyjne itp.) celem stworzenia bazy nieruchomości zamieszkałych, a także nieruchomości niezamieszkałych, których właściciele zobowiązani będą do ponoszenia opłat za odpady.
2. Prowadzenie bazy nieruchomości zamieszkałych (właścicieli nieruchomości) objętych systemem gospodarki odpadami komunalnymi.
3. Weryfikacja deklaracji złożonych przez mieszkańców, w tym w szczególności weryfikacja deklaracji złożonych przez właścicieli.
4. Monitorowanie realizacji zadań gminy wynikających z „Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Cewice”.
5. Prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych istniejących na terenie gminy.
6. Prowadzenie ewidencji oczyszczalni przydomowych znajdujących się na terenie gminy.
7. Prowadzenie ewidencji umów zawartych na  odpady komunalne, zbiorników bezodpływowych, nieczystości ciekłe.
8. Prowadzenie ewidencji przydomowych kompostowników.

W zakresie obsługi Punktu Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych (PSZOK):

1. Nadzór nad prawidłowością segregacji odpadów dowożonych prze mieszkańców gminy.
2. Prowadzenie ewidencji pod względem ilości składowanych odpadów segregowanych.
3. Weryfikacja osób dowożących odpady segregowane.

Do zadań obsługi pojazdów (kierowców) należy w szczególności:

1. utrzymywanie powierzonego pojazdu w stałej sprawności technicznej,
2. właściwe eksploatowanie powierzonego pojazdu.

Do zadań konserwatora wodociągów należy w szczególności:

1. Wykonywanie prac zapewniających poprawne działanie hydroforni oraz ujęć wodnych.
2. Bieżąca kontrola stanu technicznego hydroforni oraz ujęć wodnych.

Do zadań konserwatora sieci kanalizacyjnej należy w szczególności:

1. Wykonywanie prac zapewniających poprawne działanie przepompowni.
2. Obsługa monitoringu sieci i obiektów wodno-kanalizacyjnych.
3. Bieżąca kontrola stanu technicznego przepompowni ścieków i kolektorów kanalizacyjnych na terenie gminy.

Do zadań robotnika gospodarczego należy w szczególności:

1. Utrzymywanie ładu i porządku terenów oraz obiektów komunalnych.
2. Udział w pracach usuwania awarii na obiektach i na instalacjach komunalnych.
3. Wykonywanie prac remontowych oraz malarskich obiektów i urządzeń komunalnych.

REFERAT PLANOWANIA PRZESTRZENNEGO, INWESTYCJI

Symbol komórki org. (ZI)

W skład referatu wchodzi:

1. Kierownik Referatu, symbol komórki org. (ZI),
2. Stanowisko ds. realizacji inwestycji, symbol komórki org. (ZIR),

Do zadań referatu należy:

W zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego:

1. Przeprowadzanie wszystkich spraw związanych ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz planami zagospodarowania przestrzennego, w tym: projektowanie, uzgodnienie planów, przechowywanie i wydawanie odpisów i wyrysów z planów, prowadzenie rejestru, ocena zmian w planach i przygotowywanie analiz, udział w dyskusjach.
2. Dokonywanie analiz wniosków i podejmowanie działań w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
3. Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu oraz ustaleniem lokalizacji inwestycji celu publicznego.
4. Przygotowywanie opinii i zaświadczeń o funkcji nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego oraz prowadzenie rejestru tych zaświadczeń.
5. Nadzór nad realizacją miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
6. Naliczanie opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości i rozpatrywanie roszczeń w związku ze zmianą wartości nieruchomości na skutek uchwalenia mpzp.
7. Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków.
8. Prowadzenie procedury związanej z opracowaniem projektu założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Cewice.
9. Koordynacja prac i przedsięwzięć związanych z aktualizacją strategii rozwoju Gminy Cewice.
10. Koordynacja w sprawie pozyskiwania środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój Gminy Cewice.

W zakresie realizacji inwestycji:

1. Koordynacja w zakresie planowania i opiniowania inwestycji gminnych.
2. Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji.
3. Organizacja wszelkich prac procesu budowlanego na inwestycjach gminnych w zakresie realizacji i końcowego odbioru inwestycji.
4. Współpraca z nadzorem budowlanym.

REFERAT ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, FUNDUSZY ZEWNĘTRZNYCH I PROMOCJI

Symbol komórki org. (ZP)

W skład referatu wchodzi:

1. Kierownik Referatu, symbol komórki org. (ZP),
2. Stanowisko ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych, symbol komórki org. (ZPF).
3. Stanowisko ds. promocji i organizacji pozarządowych, symbol komórki org. (ZPP)

Do zadań referatu należy:

W zakresie zamówień publicznych:

1. Koordynacja zamówień publicznych na szczeblu komórek organizacyjnych Urzędu Gminy w Cewicach w zakresie udzielania zamówień.
2. Przygotowywanie i prowadzenie procedur zamówień publicznych dla inwestycji i przedsięwzięć przyjętych do realizacji.
3. Udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu Gminy w Cewicach i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy w zakresie stosowania procedur zamówień publicznych.
4. Rozliczanie inwestycji współfinansowanych ze środków zewnętrznych wyłonionych w ramach zamówień publicznych.
5. Składanie Wójtowi Gminy Cewice rocznych sprawozdań, przeznaczonych dla Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w zakresie stosowania ustawy prawo zamówień publicznych.
6. Analiza stosowanych przez komórki organizacyjne Urzędu Gminy w Cewicach procedur i wnioskowanie o wprowadzenie odpowiednich zmian.
7. Opiniowanie materiałów przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu Gminy w Cewicach dotyczących zamówień publicznych.
8. Koordynowanie prac związanych ze złożonymi protestami lub odwołaniami z zakresu zamówień publicznych.

W zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych:

1. Bieżące weryfikowanie informacji o możliwościach pozyskiwania środków zewnętrznych na finansowanie lub dofinansowanie zadań inwestycyjnych gminy.
2. Koordynacja prac związanych z przygotowaniem programów i projektów przewidzianych do współfinansowania z zewnętrznych źródeł finansowania (poszukiwanie stosowanych danych w internecie, pomoc w przygotowywaniu Lokalnych Programów Rozwoju Sołectw, przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej i rozliczeniowej itp.).
3. Wskazywanie możliwości wpisywania zadań gminnych w przedsięwzięcia ujęte w Strategii Rozwoju Powiatu Lęborskiego i Strategii Województwa Pomorskiego oraz Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Pomorskiego.

W zakresie promocji i organizacji pozarządowych:

1. Dokumentowanie (w tym fotografowanie) ważnych wydarzeń, spotkań, konkursów, zawodów, uroczystości itp. Odbywających się na terenie gminy i bieżące zamieszczanie informacji o tym w Biuletynie  Informacyjnym Urzędu Gminy w Cewicach.
2. Prowadzenie wizualnej promocji gminy w postaci: gabloty, papier firmowy, gadżety, foldery, banery i inne materiały promocyjne.
3. Prowadzenie bieżącej współpracy z mediami lokalnymi, polegającej między innymi na: przygotowywaniu artykułów i  komunikatów prasowych, itp.
4. Prowadzeniu promocji gminy w kraju i za granicą, udział w targach lub innych imprezach promocyjnych, turystycznych itp.
5. Prowadzeniu składu publikacji  i rozprowadzania Biuletynu Informacyjnego Urzędu Gminy w Cewicach.
6. Prowadzenie współpracy w ramach promocji m. in. z Gminnym Centrum Kultury w Cewicach, Gminną Biblioteką Publiczną w Cewicach i pozostałymi jednostkami organizacyjnymi gminy.
7. Prowadzenie strony internetowej Gminy Cewice oraz portali społecznościowych Gminy Cewice oraz bieżące aktualizowanie treści materiałów zawartych na w/w stronach internetowych.
8. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
9. Planowanie i realizacja przedsięwzięć turystycznych na terenie gminy i służących rozwojowi turystyki w gminie.
10. Prowadzenie spraw w zakresie pól biwakowych i ich ewidencji oraz ewidencji miejsc noclegowych oraz dokonywanie kontroli w obiektach wpisanych do tych ewidencji.
11. Współpraca z instytucjami, organizacjami pozarządowymi i podmiotami gospodarczymi prowadzącymi działalność turystyczną i na rzecz rozwoju turystyki w gminie.
12. Prowadzenie na bieżąco ewidencji organizacji pozarządowych zlokalizowanych na terenie Gminy Cewice i organizacji pozarządowych współpracujących z gminą Cewice, mających swoją siedzibę poza terenem Gminy Cewice.
13. Opracowywanie corocznego planu współpracy Gminy Cewice z organizacjami pozarządowymi.
14. Przygotowywanie corocznych sprawozdań ze współpracy Gminy Cewice z organizacjami pozarządowymi.
15. Przygotowywanie i prowadzenie konkursów na zlecanie zadań gminy do wykonania przez organizacje pozarządowe i podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego z wyłączeniem zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu.

URZĄD STANU CYWILNEGO W CEWICACH

Symbol komórki org. (USC)

W skład Urzędu Stanu Cywilnego wchodzi:

1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, symbol  (USC),
2. Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, symbol (USC1).

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:

1. Realizacja ustawy o aktach stanu cywilnego.
2. Wykonywanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz przyjmowanie oświadczeń przewidzianych w ustawie o aktach stanu cywilnego i kodeksie rodzinnym i opiekuńczym.
3. Wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą.
4. Przygotowywanie wniosków o przyznanie jubilatom przez Prezydenta RP „Medali za Długoletnie Pożycie Małżeńskie” oraz organizacja uroczystości związanych z w/w jubileuszami.
5. Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonanych w aktach stanu cywilnego.
6. Realizacja ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
7. Występowanie o Nr PESEL dla nowonarodzonego dziecka na terenie działania Urzędu Stanu Cywilnego w Cewicach.
8. Organizacja uroczystości przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
9. Transkrypcja aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzonych za granicą RP.
10. Rejestracja wszelkich innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób.
11. Uznawanie i rejestracja orzeczeń sądów państw obcych wydawanych w sprawach cywilnych dotyczących stanu cywilnego w oparciu o:

• przepisy art. 1145-1149¹ Kodeksu postępowania cywilnego,
• unormowania wiążących Polskę wielostronnych i dwustronnych umów międzynarodowych,
• unormowania prawa Unii Europejskiej.

REFERAT SPRAW OBYWATELSKICH

Symbol komórki org. (SO)

W skład referatu wchodzi:

1. Kierownik Rewferatu, symbol komórki org. (SO),
2. Stanowisko ds. dowodów osobistych i ewidencji ludności, symbol komórki org. (SOD),

Do zadań referatu należy:

1. Realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności.
2. Realizacja zadań wynikających z ustawy o dowodach osobistych.
3. Prowadzenie postepowań administracyjnych dotyczących zameldowań i wymeldowań.
4. Udostępnianie danych jednostkowych z rejestru PESEL, RDO, rejestru mieszkańców i rejestru cudzoziemców.
5. Prowadzenie kontroli meldunkowych.
6. Prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców.
7. Prowadzenie spraw w zakresie Karty Dużej Rodziny.
8. Nadzór nad prowadzeniem spraw i dokumentacji z zakresu ochrony danych.
9. Prowadzenie rejestracji oraz kwalifikacji wojskowej.
10. Prowadzenie spraw związanych z orzekaniem o uznaniu żołnierzy za posiadających na utrzymaniu członka rodziny lub uznaniu za samotnego i wypłacanie z tego tytułu świadczeń.
11. Prowadzenie spraw związanych z ustalaniem i wypłatą świadczenia rekompensującego utracone wynagrodzenie w związku z odbytymi ćwiczeniami wojskowym.
12. Reklamowanie z urzędu i na wniosek żołnierzy rezerwy.

Kierownik Referatu pełni obowiązki Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i podlega bezpośrednio Wójtowi Gminy.

Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych  należy w szczególności:

1. Zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.
3. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

REFERAT ORGANIZACYJNY

Symbol komórki org. (SG)

W skład referatu wchodzi:

1. Sekretarz Gminy, będący jednocześnie Kierownikiem Referatu Organizacyjnego, symbol (SG),
2. Stanowisko ds. administracyjnych, symbol (SGA),
3. Stanowisko ds. oświaty, kultury, sportu i zdrowia, symbol (SGS),
4. Stanowisko ds. obsługi informatycznej, symbol (SGI),
5. Stanowisko ds. obronnych, obrony cywilnej, ochrony p.poż. i archiwum zakładowego, symbol (SGO),
6. Obsługa porządkowa, symbol (SGP),
7. Stanowisko pomocnicze – pomoc administarcyjna (SGP),
8. Stanowisko pomocnicze – obsługa punktu informacyjnego (SGB).

Do zadań referatu należy:

W zakresie administracyjnym:

1. Obsługa sekretariatu Urzędu Gminy.
2. Przyjmowanie i rejestrowanie w formie elektronicznej dokumentów wpływających do Urzędu oraz rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu.
3. Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji realizowanej za pośrednictwem pracowników Urzędu Gminy oraz Poczty Polskiej.
4. Przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń oraz obwieszczeń.
5. Obsługa elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP.
6. Obsługa centrali telefonicznej.
7. Obsługa organizacyjna spotkań w gabinecie Wójta.
8. Prowadzenie zaopatrzenia Urzędu Gminy w niezbędne materiały biurowe, druki, prasę oraz środki czystości.
9. Prowadzenie spraw związanych ze zlecaniem wyjazdów służbowych pracownikom, w tym prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.

W zakresie oświaty, kultury, sportu i zdrowia:

1. Nadzór nad przygotowaniem i realizacją projektów organizacyjnych placówek oświatowych.
2. Prowadzenie całości spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli.
3. Prowadzenie całości spraw związanych z procedurą konkursową na stanowisko dyrektora placówki.
4. Przygotowanie całości spraw związanych z organizacją sieci szkół na terenie gminy.
5. Prowadzenie spraw związanych z nauczaniem indywidualnym.
6. Prowadzenie całości spraw związanych z ewidencją placówek oświatowych publicznych  i niepublicznych.
7. Nadzór i kontrola nad spełnianiem obowiązku szkolnego i nauki przez młodzież do lat 18.
8. Organizacja i nadzór nad prawidłowym przebiegiem dowozu dzieci do szkół.
9. Bieżące prowadzenie bazy danych Systemu Informacji Oświatowej.
10. Prowadzenie całości spraw związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.
11. Nadzór nad działalnością instytucji kultury Gminy Cewice w zakresie zleconym przez wójta.
12. Prowadzenie rejestru instytucji kultury.
13. Nadzór nad udostępnianiem placówek oświatowych dla realizacji zadań kulturalnych i sportowych organizowanych przez Gminne Centrum Kultury w Cewicach.
14. Prowadzenie całości spraw związanych z otwartymi konkursami ofert na realizację zadań własnych gminy w zakresie sportu w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz prowadzenie procedury konkursowej.
15. Prowadzenie całości spraw związanych z procedurą konkursową na stanowisko dyrektora instytucji kultury.
16. Prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w oparciu o ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
17. Koordynowanie zadań z zakresu przeciwdziałania narkomanii.
18. Realizowanie zadań w zakresie zdrowi, prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zakładach opieki zdrowotnej.

W zakresie obsługi informatycznej:

1. Administrowanie strony internetowej gminy.
2. Administrowanie i redagowanie Biuletynu  Informacji Publicznej (BIP).
3. Pełnienie funkcji Administratora Systemów Informatycznych w Urzędzie oraz jednostkach oświatowych gminy.
4. Pełnienie funkcji administratora systemu teleinformatycznego w rozumieniu ustawy  o ochronie informacji niejawnych.
5. Sprawowanie nadzoru nad spełnianiem przez systemy informatyczne wykorzystywane w Urzędzie i jednostkach oświatowych gminy, warunków technicznych i bezpieczeństwa, określonych przepisami prawa.
6. Prowadzenie diagnostyki, konfiguracje oraz likwidacja sprzętu komputerowego i peryferyjnego.
7. Nadzorowanie pracy oprogramowania w Urzędzie i jednostkach oświatowych gminy.
8. Nadzorowanie i administrowanie elektronicznego obiegu dokumentów.
9. Nadzór nad monitoringiem wizyjnym będącym własnością Gminy Cewice.
10. Nadzór nad realizacją umów dostępu do sieci telefonii stacjonarnej i do internetu Urzędu Gminy i jednostek oświatowych gminy oraz konserwacja tych sieci.
11. Pełnienie funkcji Lokalnego Administratora Systemu w zakresie Systemów Rejestrów Państwowych.
12. Wsparcie informatyczne akcji wyborczych i referendalnych.
13. Administracja systemem elektronicznej komunikacji z Głównym Urzędem Statystycznym.

W zakresie obronnym, obrony cywilnej, ochrony p.poż. i archiwum zakładowego:

1. Prowadzenie spraw określonych w ustawie o powszechnym obowiązku obrony, dla których wykonawcą jest wójt.
2. Planowanie i realizacja zadań obronnych i obrony cywilnej,
3. Planowanie i realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o zarządzaniu kryzysowym.
4. Prowadzenie spraw w zakresie ochrony przeciwpożarowej.
5. Realizacja zadań wynikających z ustawy prawo o zgromadzeniach.
6. Współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie prawidłowego klasyfikowania i tworzenia teczek dokumentacji oraz przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego.
7. Przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego od komórek organizacyjnych urzędu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.

Do zadań robotnika gospodarczego należy w szczególności:

1. Utrzymanie czystości i porządku wewnątrz budynku Urzędu.
2. Dbałość o estetyczny wygląd Urzędu.

REFERAT GOSPODARKI NIERUCHOMOŚCIAMI, OCHRONY ŚRODOWISKA I ROLNICTWA

Symbol komórki org. (ZG)

W skład referatu wchodzi:

1. Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa – ZG,
2. Stanowisko ds. ochrony środowiska – ZGO,
3. Stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami – ZGN.

Do zadań referatu należy:

W zakresie gospodarki nieruchomościami:

1. Sporządzanie wykazów nieruchomości gruntowych przeznaczonych do zbycia, najmu lub wydzierżawienia.
2. Organizacja przetargów, sprzedaż, dzierżawa, zakup, przejmowanie i obciążanie, zamiana, przekazywanie w zarząd i użytkowanie gruntów i lokali stanowiących mienie komunalne.
3. Prowadzenie postępowań o rozgraniczenie nieruchomości, zatwierdzanie podziałów nieruchomości.
4. Przygotowanie dokumentacji geodezyjnej oraz protokołów uzgodnień do zawarcia umów notarialnych.
5. Przygotowywanie oświadczeń o wykonywaniu prawa pierwokupu na rzecz gminy, bądź rezygnacji z prawa pierwokupu.
6. Ustalanie rocznych opłat i ich aktualizacja za użytkowanie wieczyste i użytkowanie gruntów gminnych oraz dzierżawy.
7. Zlecanie wyceny nieruchomości przez biegłych.
8. Sporządzanie decyzji o wygaśnięciu zarządu nieruchomością.
9. Naliczanie opłat adiacenckich.
10. Wnioskowanie o zakładanie i dokonywanie zmian w księgach wieczystych prowadzonych dla mienia gminnego.
11. Zlecanie służbom geodezyjnym wszelkich prac geodezyjnych dotyczących nieruchomości gminnych.
12. Przygotowywanie dokumentów dot. służebności gruntowych na gruntach stanowiących własność gminy.
13. Przeprowadzanie postępowań w sprawie odszkodowań za nieruchomości przejęte pod drogi gminne.
14. Prowadzenie spraw dot. użyczania nieruchomości gminnych.
15. Prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i placów oraz nadawaniem nieruchomościom numeracji porządkowej.
16. Nadzór nad sytuowaniem obiektów małej architektury, tablic reklamowych i urządzeń reklamowych oraz ogrodzeń.
17. Prowadzenie ewidencji złóż kopalin do eksploatacji.
18. Prowadzenie inwentaryzacji i bilansowanie zasobów złóż kopalin na działkach stanowiących własność gminy.
19. Opiniowanie koncesji górniczych.
20. Opiniowanie projektów prac hydrogeologicznych.
21. Organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie zadrzewień na terenie gminy, w tym: wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów oraz nakładanie kar za usuwanie drzew.
22. Nadzór nad zalesianiem.
23. Podejmowanie wszelkich działań związanych z pozyskiwaniem klientów na zakup nieruchomości gminnych.

W zakresie ochrony środowiska:

1. Prowadzenie procedury administracyjnej przy opracowywaniu programu ochrony środowiska na terenie gminy, wynikającego z polityki ekologicznej państwa i jego realizacja.
2. Przeprowadzanie kontroli przestrzegania i stosowanie przepisów o ochronie środowiska w zakresie objętym właściwością.
3. Inicjowanie działań do współpracy odpowiednich służb ochrony środowiska, w przypadku gdy powstaje podejrzenie, co do naruszenia przez kontrolowany podmiot przepisów o ochronie środowiska.
4. Występowanie do inspekcji ochrony środowiska w przypadkach bezpośredniego zagrożenia środowiska celem podjęcia działań zmierzających do usunięcia tego zagrożenia.
5. Prowadzenie ewidencji obiektów przyrodniczych podlegających ochronie.
6. Realizowanie zadań związanych z ochroną środowiska dotyczących odpadów niebezpiecznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Realizowanie zadań wynikających z ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.
8. Uzgadnianie dokumentacji instalacji i wielkości emisji oraz naliczanie opłat.
9. Prowadzenie rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania i zagospodarowania odpadów komunalnych.
10. Realizacja Planu gospodarki niskoemisyjnej dla Gminy Cewice.
11. Realizacja zadań związanych z energią odnawialną.
12. Koordynacja programu usuwania azbestu oraz wyrobów zawierających azbest.
13. Prowadzenie ewidencji rezerwatów i pomników przyrody.
14. Prowadzenie spraw dotyczących ustanawiania parku wiejskiego.
15. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką zasobami przyrody.
16. Prowadzenie spraw związanych z ochroną krajobrazu.
17. Prowadzenie spraw z zakresu wykroczeń przeciwko przyrodzie.
18. Realizowanie zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt.

W zakresie rolnictwa, leśnictwa i łowiectwa:

1. Zwrot producentom rolnym podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.
2. Wydawanie zaświadczeń poświadczających oświadczenia rolników o posiadaniu i prowadzeniu gospodarstwa rolnego.
3. Udzielanie Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego informacji niezbędnych do ustalenia okoliczności mających znaczenie w sprawach z zakresu ubezpieczenia.
4. Współpraca z rolnikami oraz innymi instytucjami w organizowaniu wszelkich inicjatyw i konkursów dot. estetyzacji wsi.
5. Współpraca ze służbami ds. doradztwa rolniczego i innymi jednostkami działającymi na rzecz rolnictwa, w tym ze służbami w zakresie ochrony roślin.
6. Wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopii.
7. Realizowanie zadań wynikających z przepisów zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych oraz współdziałanie w tym zakresie z lekarzem weterynarii oraz innymi służbami i instytucjami.
8. Prowadzenie spraw związanych z zagospodarowaniem obwodów łowieckich w szczególności w zakresie ochrony i hodowli zwierząt.
9. Opiniowanie planów łowieckich.

SAMODZIELNE STANOWISKA

STANOWISKO DS. OBSŁUGI ORGANÓW SAMORZĄDOWYCH I DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Symbol (OSD)

Do zadań stanowiska należy:

1. Organizowanie posiedzeń komisji stałych, doraźnych i sesji rady gminy.
2. Protokołowanie posiedzeń komisji stałych, doraźnych i obrad rady gminy.
3. Przygotowywanie przy współdziałaniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi materiałów (uchwał, stanowisk) na posiedzenia komisji i sesje rady gmin.
4. Przekazywanie wniosków, zapytań, interpelacji i uchwał odpowiednim organom  do realizacji.
5. Przekazywanie podjętych uchwał stosownym organom oraz zainteresowanym instytucjom.
6. Ogłaszanie uchwał podjętych przez radę.
7. Prowadzenie rejestrów:

• uchwał rady gminy,
• wniosków i opinii komisji rady gminy,
• wniosków i interpelacji radnych,
• jednostek pomocniczych gminy.

8. Rejestracja i załatwianie skarg, wniosków i petycji należących do właściwości rady.
9. Sporządzanie informacji, analiz i sprawozdań z działalności rady i jej organów.
10. Prowadzenie spraw osobowych radnych gminy.
11. Utrzymywanie stałego kontaktu z radnymi w celu właściwej organizacji posiedzeń komisji oraz właściwej współpracy między komisjami.
12. Zapewnienie radnym dostępu do niezbędnych aktów normatywnych.
13. Organizacja dyżurów radnych.
14. Organizacja posiedzeń i prowadzenie spraw klubów radnych gminy.
15. Rejestracja korespondencji wychodzącej od Rady Gminy Cewice oraz komisji stałych rady.
16. Organizacja szkoleń radnych.
17. Przygotowywanie i dystrybucja do radnych materiałów sesyjnych w ustawowym terminie.
18. Aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie dotyczącym rady gminy i jednostek pomocniczych gminy.
19. Prowadzenie całości spraw dotyczących działalności i organizacji jednostek pomocniczych gminy.
20. Naliczanie, rozliczanie i ewidencjonowanie wydatków rady gminy oraz sołtysów i Przewodniczącego Zarządu Osiedla „Na Skarpie” w Siemirowicach.
21. Obsługa wyboru ławników sądowych.
22. Prowadzenie całości spraw w zakresie działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa.

W zakresie działalnoći gospodarczej i rynku pracy:

1. Obsługa ewidencji działalności gospodarczej, w tym dokonywanie wpisów do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).
2. Prowadzenie spraw w związku z powzięciem wiadomości o wykonywaniu działalności gospodarczej niezgodnej z przepisami prawa.
3. Współpraca z powiatowym urzędem pracy.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Symbol (IOD)

Do zadań stanowiska należy:

1. Informowanie administratora danych osobowych, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników urzędu, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej rozporządzeniem RODO, oraz innych przepisów Unii Europejskiej lub państw członkowskich, w tym przepisów krajowych, o ochronie danych osobowych i doradzanie im w tej sprawie.
2. Monitorowanie przestrzegania zapisów rozporządzenia RODO, innych przepisów Unii Europejskiej lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększającego świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty.
3. Udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny  skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO.
4. Współpraca z Administratorem Systemu Informatycznego w zakresie kontroli bezpieczeństwa systemu informatycznego, w którym przetwarzane są dane osobowe.
5. Współpraca z organem nadzorczym.
6. Pomoc w kontaktach z Urzędem Ochrony Danych Osobowych w kwestiach związanych  z przetwarzaniem, w tym redagowanie odpowiedzi na skargi i wnioski osób, których dane dotyczą oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji w sprawach związanych z ochroną danych osobowych.
7. Wykonywanie innych zadań i obowiązków powierzonych przez administratora danych osobowych.

OBSŁUGA PRAWNA

Symbol (RP)

Do zadań stanowiska należy opieka prawna nad zagadnieniami realizowanymi przez Urząd Gminy w Cewicach oraz jednostki organizacyjne gminy.

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

Symbol komórki (AW)

Do zadań stanowiska należy:

1. Oszacowanie ryzyka i wyodrębnienie obszarów ich występowania w Gminie Cewice wraz z jednostkami organizacyjnymi.
2. Opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego.
3. Prowadzenie bieżących akt audytu wewnętrznego w celu udokumentowania przebiegu wyniku zadań audytowych.
4. Sporządzanie pisemnych sprawozdań z wykonywanych poszczególnych zadań audytowych.
5. Sporządzanie rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu.
6. Usługi doradcze związane z wdrożeniem i funkcjonowaniem kontroli zarządczej.
7. Usługi doradcze w przypadkach stwierdzenia przez audytora występowania luk systemowych w działaniu Gminy Cewice.